El 70% de los wikis internos mueren en 3 meses. Te explicamos cómo crear documentación viva que el equipo actualiza y consulta de verdad.
El cementerio de los wikis corporativos
Todas las empresas han intentado documentar sus procesos. Y casi todas han fracasado.
El patrón es siempre el mismo:
- Alguien crea un Confluence/Notion/wiki
- Se documenta con entusiasmo durante 2 semanas
- Nadie lo actualiza
- La información queda obsoleta
- El equipo deja de consultarlo
Por qué falla la documentación tradicional
❌ Está separada del trabajo
Si tengo que ir a otro sitio para documentar, no lo haré.
❌ No tiene dueño
"Es responsabilidad de todos" = es responsabilidad de nadie.
❌ Es estática
Se crea una vez y nunca se revisa.
❌ Es demasiado extensa
Nadie lee documentos de 20 páginas.
Los principios de la documentación viva
✅ Integrada en el flujo de trabajo
La documentación vive junto a los proyectos y tareas.
✅ Modular y buscable
Piezas pequeñas que se encuentran en segundos.
✅ Con fecha de caducidad
Cada documento tiene una fecha de revisión.
✅ Con responsable claro
Cada pieza tiene un owner que la mantiene.
El sistema que implementamos en Nouflow
Tipo de doc | Ubicación | Revisión |
Procesos | Wiki por área | Trimestral |
Plantillas | Junto a proyectos | Al usar |
Decisiones | En el proyecto | Nunca (histórico) |
Onboarding | Hub de equipo | Mensual |
La clave: diseñar para la adopción
No basta con crear la estructura. Hay que entrenar al equipo, establecer rituales de actualización y medir si se está usando.
Eso es lo que diferencia un wiki muerto de un sistema vivo.